I vår digitala tidsålder kan personalfrågorna ofta hamna en aning vid sidan av …

Personligen är jag övertygad om att HR-avdelningen skapar stora värden för ett företag – det är anledningen till att jag valde det här yrket och det som motiverar mig att gå till jobbet varje morgon. Men jag får ofta känslan av att HR-avdelningen upplevs som … frånkopplad.

Frånkopplad från sitt yrkesområde och från medarbetarnas behov, men också från sociala medier och till och med från den digitala världen i stort.

Samtidigt vet vi ju alla att den digitala världen i allt snabbare takt förändrar det vi gör och förväntar oss i verkliga livet. Det har fått företag att investera i användarupplevelsen för att kunna erbjuda attraktiva och innovativa tjänster och därmed förstärka kundernas lojalitet.

Varför skulle det vara annorlunda för kandidater och medarbetare? Faktum är att de vill ha samma typ av upplevelse inom som utanför företaget. De vill ha personligt anpassade och intuitiva användarupplevelser – och det med rätta! Vi ser just nu en förskjutning från en prisbaserad ekonomi till en värdebaserad ekonomi, och upplevelser är en av de viktigaste nya typerna av ekonomiskt värde. Och vi har bara sett början av den här utvecklingen.

HR-avdelningen befinner sig i frontlinjen. Vår verksamhet (t.ex. rekrytering, arbetsgivarvarumärke, talanghantering och HRIS-system) påverkas direkt av detta nya ekonomiska värde, vilket ger oss ett ypperligt tillfälle att hoppa på tåget och börja tänka nytt!

Först måste vi se längre än tekniken, och försöka att förstå de snabba samhällsförändringar som den digitala revolutionen fört med sig. Relationer i allmänhet, och relationen arbetsgivare–anställd i synnerhet, har förändrats.

Hur ska vi då hjälpa HR-avdelningen?

Hur hjälper vi dem att hitta rätt inställning för att kunna tänka nytt och modernisera sina förfaranden? Hur kan vi lära HR-avdelningen att utvecklas, utan rädsla för att förlora kontrollen? Slutligen, hur kan vi förmedla vikten av användarupplevelsen när det gäller våra HR-lösningar?

På OCTO Technology beslöt vi att utbilda HR-teamen i det som kallas UX!

Vad är UX?

UX är en engelsk förkortning som började användas här i Frankrike under 2000-talet. Det står för ”User eXperience”. Termen omfattar varje aspekt av samspelet mellan en användare och ett gränssnitt, ett föremål eller en tjänst. I praktiken medför detta ett synsätt där användaren står i centrum genom hela processen när en produkt eller tjänst utformas.

På OCTO är vi vana att arbeta med användarupplevelsen, och teamet har redan visat framfötterna inom det här området. Så varför inte utnyttja kompetensen fullt ut? Det har sagts förr att HR-avdelningen borde tänka och fungera mer integrerat.

Och eftersom en av hörnstenarna inom UX är en mix av kompetens och upplevelser verkade det logiskt att föra in HR-avdelningen på detta område. Vi ville genomföra ett tvådagars experiment kring hur vi kan använda UX i det dagliga arbetslivet.

Ökad förståelse genom en omslutande upplevelse

Vi bestämde oss för att fokusera på HR-förfaranden i vårt experiment. Här fanns många möjliga ämnen att välja mellan, men eftersom vi står inför stora utmaningar kring rekrytering och våra profilers specifika karaktär föll valet på ”kandidatens upplevelse”. Vi ville undersöka nuläget, och jämföra det med vår vision. Målet var att ta fram ett förslag på en ny, minnesvärd upplevelse som kandidaterna verkligen kunde ha nytta av och som – viktigast av allt – stod i samklang med vår utpräglade företagskultur och vårt arbetssätt.

Jag är särskilt svag för detta lite underskattade ämne. Nyligen deltog jag i ett Meetup-möte med rubriken ”IT-utvecklarens guide till rekrytering”. Det var underligt att höra vilken klyfta det kan vara mellan kandidaternas förväntningar och deras faktiska upplevelse av rekryteringsprocessen.

Under två dagar gjorde vi en fullständig översyn av UX-processen: analys – idégenerering – utformning och testning. Vi dök ned i en värld av intervjuer, typanvändare, upplevelseutvärderingar och mycket mer!

Efter den första förmiddagens diskussioner om UX-visionen och intervjumetoderna var vi redo att gå ut i fält och träffa några nya medarbetare. För att ta reda på hur de nyanställda medarbetarna upplevt rekryteringsprocessen på OCTO ställde vi så öppna frågor som möjligt. Med denna teknik kunde vi anta rollen som förstående lyssnare. Vi tvingades att lägga våra förutfattade meningar åt sidan till förmån för sanningen från fältet.

Vi höll också en ”post-it-workshop” för att få fram idéer. Det vi var ute efter var resultat som vi kunde använda för att skapa våra huvudsakliga typanvändare. Typanvändare är modeller av arketypiska kunder, baserade på intervjuer och andra studier. I vårt fall förkroppsligade typanvändarna olika kandidatprofiler som vi använde under hela processen med att skapa en ny användarupplevelse.

Vi tog sedan fram en upplevelseutvärdering med hjälp av en av typanvändarnas berättelse. I utvärderingen beskrivs vad typanvändaren tänker, gör och känner vid varje interaktion med företaget. Det här verktyget hjälper oss ta reda på vad som fungerar bra och vad som behöver förbättras. Därefter brainstormade vi för att hitta lösningar – allt från helt galna till mer realistiska.

Självklart hade vi behövt mer tid för att gå djupare in på olika dimensioner av användarupplevelsen, men jag kan intyga att de två dagarnas djupdykning i ämnet var både fascinerande och lärorik. Den omfattade analys, intuition och massor av hjärngympa.

Kandidaternas upplevelser: starka och svaga punkter

Vid analysen av upplevelseutvärderingarna visade det sig att ett steg i rekryteringsprocessen ofta upplevdes som obehagligt av kandidaterna, nämligen den intervju där deras färdigheter testas. Denna valideringsprocess är visserligen nödvändig för en eventuell anställning, men den är också krävande för kandidaten och vi uppskattar inte dess stora negativa effekt på helhetsupplevelsen. Därför har vi nu börjat analysera vilket stöd och vilken uppföljning kandidaterna erbjuds i det här skedet av processen (vi arbetar just nu på att ta fram lösningar). Å andra sidan fann vi också några aspekter av kontakten med oss som upplevs mycket positivt av kandidaterna, t.ex. att processen går fort och att vi ger regelbunden återkoppling. Detta måste vi utnyttja på bästa sätt!

Vad händer nu?

Genom den här övningen har jag upptäckt att arbetet med UX påverkar områden långt utanför det ursprungliga syftet. Vår djupdykning i UX-världen fick oss att på allvar börja utvärdera oss själva och testa nya metoder. Som en välkommen bieffekt hade vi dessutom väldigt roligt och skapade mervärde.

Jag är övertygad om att tillämpningen av UX-kompetens inom HR har mycket att tillföra vår viktiga, men något oklara, roll. Det kan hjälpa oss förändra vårt sätt att se på HR, och leda till mer jämlika och anpassade förslag.

Som du märker tror jag på det här arbetssättet till 100 procent. Jag drömmer om att införa det som drivkraft för alla HR-team! Varför inte skapa en ny tjänst – UX-designer för HR?

Det går att dra en parallell mellan UX och begreppet ”intraprenörsskap”, som är ett modernt sätt att locka fram innovativa idéer. Jag tänker dock att det går att se längre än den struktur och organisation som används för att stödja sådana mekanismer. Borde vi inte snarare sätta hela systemet och vårt sätt att tänka i ett helt nytt sammanhang? Många företag som vill bli mer flexibla delar lokaler med nystartade verksamheter och inleder samarbeten i hopp om att entreprenörerna ska inspirera företagets intraprenörer och få dem att tänka nytt.

Under alla omständigheter anser jag att det absolut bästa sättet att komma in i rätt tankesätt är att fördjupa sig helt i ett ämnesområde.

Frågor eller kommentarer? Har ni försökt att utveckla er HR-vision genom liknande experiment?