Automatisering är inget nytt i rekryteringssammanhang. Rekryterare och HR-avdelningar har använt automatiseringsteknik sedan sent 90-tal, oftast i form av system för att spåra sökande, s.k. ATS-system (”applicant tracking systems”). Två decennier senare tycks automatisering vara mer populärt än någonsin. ATS-system används i stor omfattning, och innehåller nu en rad förbättrade funktioner. De kan nu också integreras i nya automatiseringsverktyg som chattbottar för rekrytering.

Men även i sin mest avancerade form har automatiseringsverktyg för rekrytering både för- och nackdelar. Det faktum att de är så vanligt förekommande vittnar om deras användbarhet. Huruvida den användbarheten även gäller de arbetssökande, och inte bara rekryterarna, är däremot en annan fråga. Detsamma gäller de kompromisser som blir nödvändiga när algoritmer används för uppgifter som normalt sett utförs av människor. Så låt oss utforska för- och nackdelarna med automatisering vid rekrytering.

Fördelar med automatisering vid rekrytering

Automatisering innebär i rekryteringssammanhang förhoppningsvis en enklare process där rekryterarens mest arbetsintensiva och enformiga uppgifter kan automatiseras. Ett ATS-system kan t.ex. annonsera ut jobb, sortera och lagra ansökningar och skapa och betygsätta sökandeprofiler. Andra typer av programvara, som chattbottar, kan hantera en del av kommunikationen med de sökande. Allt som allt är automatisering vid rekrytering fördelaktigt på flera sätt.

  • Det sparar tid och pengar. Detta är troligen det starkaste försäljningsargumentet för automatisering i rekryteringssammanhang: det sparar tid och därmed pengar. Automatiseringsprogrammen kan inte bara ta hand om utannonsering och lagring av ansökningar, de kan också användas för att för att söka igenom ansökningar och cv:n och fastställa vilka som stämmer överens med arbetsbeskrivningen. Det innebär att rekryteraren kan ägna mindre tid åt att hitta sökande som passar för de lediga tjänsterna, vilket gör rekryteringen mer kostnadseffektiv.
  • Det ger högre effektivitet. De vanligaste faktorerna som mäts när man vill bedöma effektiviteten i rekryteringsprocessen är kostnad, tid och kvalitet. Automatisering kan påverka alla tre. Som vi sett ovan kan automatisering definitivt spara tid och pengar, men det kan också vara ett sätt att höja kvaliteten på rekryteringen, eftersom det ger rekryterarna möjlighet att snabbt och med specifika kriterier söka i databaser över kandidater. På så sätt garanteras god matchning.
  • Det kan göra det lättare att engagera de sökande. De sökandes engagemang har alltid varit ett problem för rekryterare. Införandet av chattbottar kan revolutionera interaktionen mellan rekryterare och sökande, och hålla de sökandes engagemang uppe genom hela rekryteringsprocessen.
  • Det kan förbättra de sökandes upplevelse av processen. På tal om ömma punkter: finns det en sak som de sökande inte uppskattar i rekryteringsprocessen så är det att inte få besked om hur det går. De senaste automatiseringslösningarna tar hand om detta, och håller de sökande uppdaterade.
  • Lösningarna förbättras snabbare än icke-automatiserad rekrytering. De senaste landvinningarna inom rekrytering har inte kommit från mänskliga rekryterare utan från automatiseringsområdet. För något årtionde sedan var ATS-systemen inte mycket mer än ett sätt att lagra ansökningar. Nu har de avancerade funktioner för sökning och bedömning. Kommunikationen med de sökande har alltid varit ett problem, men nya verktyg håller på att utvecklas inom det området.

Nackdelar med automatisering vid rekrytering

Automatisering må ha många fördelar i rekryteringssammanhang, men det har också väckt en hel del kritik. Det gäller inte bara de tidiga varianterna, utan även dagens teknik är ofta föremål för kritik trots alla framsteg som artificiell intelligens, maskininlärning, stordata, rekryteringsautomatisering i allmänhet och ATS-system i synnerhet har inneburit. Och långt ifrån all kritik är oberättigad.

  • Problem med precision och tillförlitlighet. Automatiseringsverktygen är långt ifrån perfekta. När det gäller ATS-system finns det ett stort problem: systemen har svårt att hantera formateringsalternativ som avviker från standarden. I vissa ATS-system kan det hända att en ansökan inte gås igenom bara för att sökanden valt ett ovanligt format för en punktlista. En sökande kan följa en utmärkt vägledning för hur ett cv ska skrivas, till exempel den som publicerats av HandMadeWritings, och ändå sorteras bort av ett ATS-system utan rimlig anledning.
  • Preferens för konventionella cv:n. En sökande kan ha en arbetslivserfarenhet som sticker ut från det normala och ändå passa perfekt för en viss tjänst. Det krävs dock en mänsklig rekryterare för att fatta det beslutet, och ett sådant cv skulle med all sannolikhet sållas bort av ett ATS-system och därmed aldrig nå rekryteraren. Detta kan kraftigt minska mångfalden hos de rekryterade kandidaterna.
  • Användningen av nyckelord medför problem. En sökande som känner till hur ett ATS-system fungerar kan enkelt ta med vissa nyckelord i sin ansökan och på så sätt lura systemet att tro att han eller hon passar för en tjänst. Samtidigt kan sökande som skulle passa för tjänsten sållas bort för att de inte känner till nyckelorden eller för att de nyckelord som angetts inte varit väl valda.

Automatisering innebär en möjlighet för rekryterare att strömlinjeforma rekryteringsprocessen och göra den mer angenäm både för sig själva och de sökande. Rekryterarna bör dock hålla ögonen öppna efter ny programvara där man korrigerat några av de fel och brister som dagens automatiseringsverktyg dras med. Allteftersom utvecklingen går framåt kommer det att bli alltmer kontraproduktivt för rekryterare att fortsätta använda föråldrade automatiseringsprogram om de vill hitta rätt talanger snabbt och kostnadseffektivt.