En arbetsdag på åtta timmar är en föråldrad och ineffektiv inställning till arbete. Om du vill vara så produktiv som möjligt ska du släppa taget om denna relik och tänka på ett nytt sätt.

Åtta timmars arbetsdag infördes under den industriella revolutionen i ett försök att begränsa antalet timmar av kroppsarbete som arbetarna tvingades utföra på fabriksgolvet. För tvåhundra år sedan var åttatimmarsdagen ett genombrott som stod för en mer human syn på arbete, men idag är den inte särskilt relevant.

Precis som våra förfäder förväntas vi idag att arbeta åtta timmar per dag i långa pass utan raster. Många av oss arbetar till och med på lunchrasten!

Det här är ett föråldrat förhållningssätt, som stjälper mer än det hjälper.

Hur strukturerar man sin arbetsdag på bästa sätt?

I en studie som nyligen utfördes av Draugiem-koncernen följde man med hjälp av ett dataprogram medarbetarnas beteende på jobbet. Med hjälp av programmet mätte man hur lång tid medarbetarna lade ned på olika uppgifter och jämförde detta med deras produktivitet.

När medarbetarnas aktivitet mättes gjordes en fascinerande upptäckt: längden på arbetsdagen spelade ingen större roll; det avgörande var hur medarbetaren strukturerade sin dag. I synnerhet var personer som var noga med att ta korta raster avsevärt mer produktiva än personer som arbetade fler timmar.

Den perfekta arbete/rast-kvoten var 52 minuters arbete, följt av 17 minuters vila. Personer som höll sig till en sådan rytm hade ett unikt fokus när de arbetade. Under ungefär en timme åt gången var de till 100 procent koncentrerade på sin arbetsuppgift. De kollade inte Facebook ”lite snabbt” och lät sig inte distraheras av e-postmeddelanden. När de kände sig trötta (efter cirka en timme), tog de en kort rast då de helt kopplade bort arbetet. Det hjälpte dem att kasta sig in i en ny produktiv timme med förnyad energi.

Hjärnan vill jobba en timme och vila en kvart

Personer som har upptäckt denna magiska produktivitetskvot slår sina konkurrenter med hästlängder, eftersom de arbetar i samklang med ett fundamentalt behov hos den mänskliga hjärnan. Vår hjärna arbetar av naturen enligt ett mönster där perioder med höga energinivåer på ungefär en timme avlöses av perioder med låga energinivåer på 15–20 minuter.

För de flesta av oss innebär den här naturliga rytmen bara att vi växlar mellan fokuserat arbete och mindre produktiva perioder där vi blir distraherade och tappar fokus.

Det bästa sättet att besegra både trötthet och frustrerande distraktioner är att medvetet strukturera arbetsdagen. Istället för att arbeta en timme eller mer och sedan försöka fortsätta trots trötthet och bristande koncentration bör du ta fallande produktivitet som ett tecken på att det är dags för en rast.

Det är lättare att ta ordentliga raster när man vet att de bidrar till en mer produktiv arbetsdag. Vi låter ofta tröttheten vinna just genom att fortsätta arbeta fastän vi är trötta (efter det att vi börjat tappa fokus och energi), och de raster vi tar är ofta inte ”riktiga” raster (att kolla sin e-post eller titta på YouTube ger inte samma återhämtning som att ta en promenad).

Ta kontroll över arbetsdagen

Åttatimmarsdagen kan fungera om du delar in tiden i strategiska intervall. När du ser till att arbetet följer samma rytm som de naturliga energinivåerna löper allting smidigare. Här är fyra tips som hjälper dig att få till den perfekta rytmen.

Dela in dagen i timslånga intervall. Vi planerar gärna dagens, veckans eller månadens arbete, men vi är långt mer effektiva när vi fokuserar på vad vi kan åstadkomma just nu. Förutom att timintervallen skapar den rätta rytmen bidrar de också till att bryta ned överväldigande stora uppgifter i mindre, mer hanterbara delar. Om du vill vara strikt kan du planera dagen i 52-minuterspass, men timslånga pass fungerar lika bra.

Respektera arbetstimmen. Anledningen till att intervallstrategin fungerar är att vi använder våra maximala energinivåer för att nå en extremt hög nivå av fokus under en relativt kort tid. Om du avbryter dig för att skriva sms, läsa e-post eller kolla Facebook under en arbetstimme undergräver du hela syftet med metoden.

Vila på riktigt. I Draugiems studie fann man att de medarbetare som vilade oftare än optimalt ändå var mer produktiva än de som inte vilade alls. På samma sätt gick det bättre för de som lyckades att ta verkligt avkopplande raster än för de som hade svårt att koppla bort arbetet. Att komma bort från datorn, telefonen och att göra-listan är avgörande för att höja produktiviteten. Aktiviteter som att gå en promenad, läsa eller småprata med någon ger den bästa återhämtningen, eftersom de tvingar dig att tänka på annat än arbetet. En fullspäckad dag kan det vara frestande att räkna e-posthantering eller telefonsamtal som raster – det är de inte, så ge inte efter för den tanken.

Vänta inte tills kroppen talar om att det är dags att vila. När du börjar känna dig trött är det för sent för en paus – då har du redan har missat möjligheten till högsta möjliga produktivitet. Om du håller dig till ditt schema vet du att du arbetar när du är som mest produktiv och vilar under perioder som annars hade varit improduktiva. Glöm inte att det är betydligt mer produktivt att vila korta perioder än det är att jobba vidare när du är trött eller blir distraherad.

Att dela in dagen i arbets- och viloperioder som stämmer överens med dina naturliga energinivåer känns bra, får arbetsdagen att gå fortare och ökar produktiviteten.

Har du märkt att din ork och koncentrationsförmåga kommer och går enligt mönstret som beskrivs i artikeln? Dela gärna med dig av dina tankar i kommentarsfältet här nedanför – jag har minst lika mycket att lära av dig som du av mig.

Dr Travis Bradberry är medförfattare till den prisbelönta bästsäljaren Emotional Intelligence 2.0och en av grundarna av TalentSmart, världens ledande leverantör av tester av känslomässig intelligens och utbildning, med en kundkrets där över 75 procent av företagen på Fortune 500 ingår. Hans populära böcker har översatts till 25 språk och finns i mer än 150 länder. Dr Bradberry har skrivit för eller varit med i Newsweek, TIME, BusinessWeek, Fortune, Forbes, Fast Company. Inc., USA Today, Wall Street Journal, Washington Post och Harvard Business Review.

Originalartikel: www.weforum.org