Medarbetare behöver inte längre lägga två timmar på att göra sig i ordning och ta sig till arbetet utan kan numera bara rulla ur sängen och starta sin arbetsdag i pyjamas. Fenomenet leder inte bara till gladare och mer produktiva medarbetare, utan ger även arbetsgivare möjlighet att rekrytera från en bredare talangpool. En annan fördel är minskade kostnader eftersom arbetsgivaren inte behöver tillhandahålla kontorsyta och utrustning i samma utsträckning som för sina kontorsanställda.

Kontorsanställda på traditionella arbetsplatser kan ibland vara misstänksamma mot dem som inte vill, eller inte kan arbeta i traditionella arbetsmiljöer. Men att inte vilja arbeta i en traditionell kontorsmiljö gör inte en person till en dålig kandidat. Det som folk ofta ogillar med att jobba i ett kontor är just det som gör dem till bra distansmedarbetare.

Distansarbete ger arbetsgivaren sämre förutsättningar att hålla koll på sina anställda och säkerställa att de uppnår maximal produktivitet, men detta kan i själva verket öka produktiviteten hos medarbetarna istället för att minska den.

Här kommer några tips du kan använda dig av när du rekryterar distansmedarbetare så att din första rekrytering blir så bra som möjligt.

1. Använd rätt rekryteringsstrategi

Det finns två huvudskillnader mellan att anlita traditionella och icke-traditionella medarbetare: Hur du hittar dem och hur du bedömer dem.

Hur du hittar dem:

  • Sociala medier – Personer som lockas av distansarbete är i allmänhet personer som redan är väldigt aktiva på internet. Det innebär att internet är den plats där du har störst chans att hitta dem och sociala medier är den bästa platsen att börja på.
  • Din rekryteringswebbplats – Att skapa en rekryteringswebbplats för distansmedarbetare där du förklarar dina policyer och hur du brukar arbeta med distansarbetare är en bra idé.
  • Ditt professionella nätverk – Många potentiella distansmedarbetare jobbar som frilansare. Fråga dina kontakter om de har någon frilansare som de har jobbat med och som de kan rekommendera för ett fast/heltidsjobb.
  • Jobbsökarsajter – Webbplatser som Monster, Indeed och Career Builder kan publicera dina platserbjudanden i USA medan Monster och Career Builder kan nå ut internationellt.

Hur du bedömer dem:
Var noga med att enbart bedöma potentiella kandidater utifrån det som har med jobbet att göra.

Du kommer antagligen att mejla och chatta mycket mer med en potentiell distansmedarbetare än med en traditionell kandidat. Detta ger dig fler möjligheter att bedöma deras skriftliga kommunikationsfärdigheter som kanske inte alltid är bra. Hade du inte gett ett skriftligt test till en traditionell kandidat som sökte samma typ av tjänst bör du inte utesluta en potentiell kandidat för ett distansjobb på grund av hans eller hennes skrivfärdigheter. Är det däremot så att deras arbetsuppgifter faktiskt kräver en bra skriftlig kommunikationsförmåga utgör den skriftliga kommunikationen mellan er ett bra tillfälle att bedöma detta.

Kan kandidaten inte komma till en intervju på plats kan du istället intervjua dem via videokonferens. Var dock uppmärksam på att inte bedöma dem på samma sätt som en traditionell kandidat. När en anställd kommer in till ett kontor varje dag är de företagets levande representant och man kan förvänta sig att de ser ut på ett visst sätt och klär sig på ett visst sätt.

Men att en potentiell distansmedarbetare inte klär upp sig inför en videointervju är inte en anledning för att avfärda honom eller henne som kandidat. Dock kan arbetsuppgifterna som tjänsten omfattar komma att involvera videokonferenser, precis som exemplet med en kandidats skriftliga färdigheter. Om kandidaten då inte klär sig efter en sådan situation kan det vara en anledning att sålla bort honom eller henne.

2. Leta efter rätt kvalifikationer

Före du överhuvudtaget börjar leta efter en distansmedarbetare måste du först se över vad som faktiskt krävs för tjänsten i förhållande till vad du kräver av en kontorsmedarbetare. Glöm inte att mikrochefer lockar till sig kandidater som uppskattar mikroförvaltning men avskräcker kandidater som arbetar självständigt. För att locka till dig rätt kompetens måste du ha rätt förväntningar. Här kommer några frågor som du bör ställa till dig själv om dina önskemål.

När måste de vara tillgängliga?
Distansmedarbetaren ska vara självmotiverad och jobba hemifrån självständigt. Självmotiverade personer blir dock lätt irriterade om de begränsas för mycket. En del företag vill att deras distansmedarbetare ska vara tillgängliga och logga in på deras system varje dag mellan 8.00–17.00 som en vanlig anställd. Men är det verkligen nödvändigt?

Många distansmedarbetare föredrar att jobba intensivt i 3–4 timmar tidigt på morgonen, ta en paus för att sedan jobba intensivt 3–4 timmar igen på eftermiddagen och sluta jobbet en timme tidigare. Tro det eller ej men medarbetare som använder sig av ett sånt arbetsschema är i allmänhet produktivare och uträttar mer arbete än en anställd som arbetar 8–9 timmar i sträck.

Finns det specifika skäl för att din distansmedarbetare måste vara inloggad i ditt system under en viss tid under dagen är det ok. Annars bör du fundera på om de verkligen behöver vara tillgängliga eller om du enbart vill att de ska logga in för att du ska kunna kontrollera att de verkligen jobbar. Kan du inte lita på dem är det troligtvis ingen idé att du anställer dem.

Hur mycket frihet är du villig att ge dina distansmedarbetare för att de ska kunna utföra arbetsuppgifterna på sitt eget sätt?
Distansmedarbetaren ska på ett kreativt sätt kunna lösa ett problem utan hjälp. På en arbetsplats kan du behöva upprätta vissa regelverk för att alla ska följa samma rutiner och för att delad utrustning och utrymmen ska fungera på ett smidigt sätt. En distansmedarbetare kan du tilldela en arbetsuppgift utan instruktioner för att se hur han eller hon hanterar den. Det kan hända att han eller hon har en bättre idé än vad du har.

Hur IT-kunniga måste de vara?
För att distansmedarbetaren ska kunna jobba effektivt hemifrån behöver han eller hon utrustas med rätt programvara, teknik osv. Men behöver de verkligen allt det du tror att de behöver? Enligt dig kanske de behöver en skanner för att kunna skriva under och skicka dokument men har de en läsplatta med en penna eller en skanningapp på sin mobiltelefon fungerar det lika bra. Fokusera på arbetsuppgiften som ska uträttas och inte på utrustningen du tror att de kommer att behöva.

3. Ställ rätt frågor

Huruvida du får tag i rätt distansmedarbetare eller inte beror ofta på vilka frågor du ställer.

  • Ställ beteendefrågor:Många gånger har de mest disciplinerade människorna utvecklat sin egen arbetsrytm för att prestera på topp och ibland går rytmen stick i stäv med den dagliga rytmen på många arbetsplatser. Ibland föredrar en del personer att jobba på distans för att de inte vill jobba hårt eller jobba hela arbetsdagar. Beteendefrågorna kan hjälpa dig att definiera vilken slags person du har framför dig.
  • Ställ karaktärsfrågor: Du behöver medarbetare du kan lita på. Genom att ställa rätt karaktärsfrågor kan du fastsälla om du kan lita på att personen du har framför dig kan utföra arbetsuppgifterna eller inte.
  • Ställ frågor om deras erfarenheter av distansarbete:Många av dina intervjupersoner kan vara frilansare som är ute efter ett mer stabilt jobb. I så fall har de redan bevisat att de kan organisera sitt arbetsschema och hålla deadlines. Har de ingen tidigare erfarenhet av distansarbete kan du fråga dem hur de skulle gå tillväga för att organisera sitt arbete och hålla deadlines.
  • Fråga dem vilka verktyg de använder för att hantera arbete på distans:Är de frilansare eller inte har någon erfarenhet av distansarbete vet de kanske inte hur man använder sig av fildelningssystem eller jobbar i ett team på distans. Involverar deras arbetsuppgifter inget arbete i grupp är detta inte lika viktigt. Däremot är det viktigt att veta hur mycket erfarenhet de har i att använda verktyg på distans.
  • Fråga hur de gör för att behålla sitt fokus:Eventuellt använder de sig av verktyg som kan vara användbara även för dig och som du skulle vilja införa på arbetsplatsen.
  • Fråga dem hur de skulle gå tillväga för att utföra en större uppgift eller en uppgift som sträcker sig över en längre tid:Distansmedarbetaren ska vara självständig och välorganiserad och kunna prioritera och hålla deadlines utan att behöva övervakas. Ge dem ett exempel på en uppgift som sträcker sig över 3–6 månader och fråga dem hur de skulle gå tillväga för att utföra den.
  • Fråga vilka tider på dygnet de arbetar på:Om det är absolut nödvändigt att de är tillgängliga under kontorstid kommer det kanske inte fungera att anställa någon som föredrar att jobba på nätterna eller som befinner sig i en helt annan tidszon. Är det nödvändigt att de jobbar under vanliga kontorstider bör du se till att det verkligen är nödvändigt och inte enbart är ett kontrollbehov från din sida.

Den kanske viktigaste faktorn vid anställning av en distansmedarbetare är provanställningstiden. Under den här tiden kan du se hur de arbetar, om de kan hålla deadlines och använda verktygen. Under provanställningen kan du be dem att jobba under vanliga kontorstider men sedan låta dem själva bestämma över sina tider när provanställningstiden väl är över. För att kunna välja rätt distansmedarbetare krävs det ofta att man drastiskt ändrar sina traditionella rekryteringsstrategier. Med lite planering dock kan det bli riktigt bra.