Een samenwerking aangaan met een nieuwe medewerker is een serieus traject. Je kunt het vergelijken met de fases van een nieuwe relatie. Eerst ga je daten tijdens de recruitmentperiode. Rolt je werknemer hier goed doorheen? Dan zit je tijdens de pre-boarding periode als het ware in de verliefdheidsfase. Wanneer je nieuwe collega echt aan de slag gaat, start de vergelijkbare fase van samenwonen/trouwen. En net als in een privérelatie heeft het opbouwen van de uiteindelijke optimale samenwerking tijd en aandacht nodig. Een goed doordachte pre-boarding fase is hierbij uitermate belangrijk. Deze fase start wanneer het contract getekend is en eindigt op de eerste werkdag.

Waarom is pre-boarding belangrijk?

Iedereen die ooit verliefd is geweest, weet het: tijdens de verliefdheidsfase wil je de verbinding sterk maken en daarom heb je vaak contact. Daarnaast wil je zeker weten of het beeld dat je bij iemand hebt, overeenkomt met de realiteit. Bij een nieuwe job is dat niet anders. Elke nieuwe collega die een arbeidscontract tekent, heeft een bepaald beeld bij jouw organisatie. Tegelijkertijd duurt het dan nog even tot de eerste werkdag start. In de tussentijd kunnen angst voor verandering en onzekerheid opspelen. Soms zo erg dat je nieuwe talent afhaakt. Frequente contactmomenten tijdens de pre-boarding kunnen dit voorkomen. Met een goed pre-boardingsproces laat je zien dat je weet dat nieuwe collega’s een grote stap maken én dat je ze wilt begeleiden.

Van ‘yes’ naar desk

Pre-boarding zorgt er verder voor dat nieuwe collega’s al vóór hun eerste werkdag vertrouwd raken met de nieuwe werkomgeving en op de eerste werkdag een snelle start maken. Superbelangrijk, want een kwart van de talenten die zich niet snel genoeg thuis voelen vertrekken alweer na een half jaar. Zeker in de huidige arbeidsmarkt. Hoe zonde is dat van alle recruitmentkosten!

Wil je met pre-boarding aan de slag? Haal inspiratie uit de volgende pre-boarding ideeën die regelmatig worden ingezet:

  • Vraag directe collega’s de nieuwkomer van tevoren te verwelkomen, bijvoorbeeld via mail
  • Geef gedurende de pre-boarding periode een ongedwongen tour door de organisatie
  • Plan een lunch met de directe collega’s zodat men elkaar alvast op een informele manier kan leren kennen;
  • Wijs een mentor toe (56% van de nieuwe werknemers heeft hier behoefte aan) en zorg ervoor dat deze de nieuwe collega leert kennen vóór de eerste werkdag;
  • Zijn er veel nieuwe collega’s tegelijk? Organiseer dan een moment waarbij zij elkaar alvast leren kennen;
  • Heb regelmatig contact over het nodige papierwerk en zaken als de parkeerpas, de laptop en andere zaken, bijvoorbeeld via een pre-boarding app of webpagina. Zonde toch om hier de eerste werkweek nog mee bezig te zijn?

Hierdoor voelt je collega zich welkom, de eerste dag wordt minder spannend en je collega kan gelijk met het échte werk starten.

Hoe doen anderen het?

Natuurlijk valt er ook inspiratie te halen uit pre-boarding tools die andere werkgevers gebruiken. Het Amerikaanse Zappos heeft in het pre-boardingsproces de cultuur centraal staan en maakte speciaal voor nieuwe collega’s een video waaruit nieuwkomers veel informatie kunnen halen. En Booking.com bijvoorbeeld werkt met onboarding-BOX: de Booking Onboarding Experience. Die bevat onder andere een preboarding-webpagina voor nieuwe medewerkers, en informatie over de onboarding-teams die meehelpen om nieuwe medewerkers de beste BOX te geven.

Aan de slag

Overtuigd van de voordelen van een pre-boarding traject? Ga dan zelf aan de slag en geef je op voor onze onboarding workshop op dinsdag 14 maart in Rijswijk, of de workshop in België op 28 maart in Brussel.