Feedback na afloop van een sollicitatiegesprek is een van de beste manieren om kandidaten te helpen, maar het is ook een van de moeilijkste dingen om te doen. Met feedback help je kandidaten om te ontdekken wat goed ging en wat ze kunnen verbeteren. Als ze de baan krijgen, weten ze waar ze zich op moeten richten en als ze worden afgewezen, is het duidelijk wat ze in hun volgende sollicitatiegesprek beter kunnen doen. Het lijkt misschien moeilijk, of zelfs ongemakkelijk om een kandidaat feedback te geven, maar het is eigenlijk heel onaardig om feedback te weigeren of de kritiek vaag te houden.

Feedback na een sollicitatiegesprek is heel belangrijk, omdat het voor een betere kandidaat-experience zorgt en zo je bedrijf een heleboel geld kan besparen. Virgin Media ontdekte bijvoorbeeld dat het ongeveer 5 miljoen dollar per jaar verloor door negatieve ervaringen van kandidaten en voerde een groots trainingsprogramma in om hun gesprekken en feedbackprocessen te verbeteren. Of het nu gaat om een groot of een klein bedrijf, zowel je organisatie als je sollicitanten zullen ervan profiteren als je feedback geeft.

Bereid de feedback voor

Feedback werkt het beste als het gesprek goed is voorbereid. Een standaard vragenlijst en zorgvuldig gemaakte notities zorgen ervoor dat de informatie die je geeft nuttig is voor de kandidaat en overeenkomt met de verwachtingen die bij de baan horen. Zorg ervoor dat de lijst met vragen voor elk interview klaar ligt en dat je makkelijk aantekeningen kunt maken, zodat je achteraf de balans op kunt maken.

Na het interview praat je met het team, vergelijk je aantekeningen en stel je een lijst op van de belangrijkste sterke en zwakke punten. Dit moet opbouwend zijn en niet alleen maar kritisch. Deze lijst gebruik je om de kandidaat feedback te geven.

Wat voor feedback heeft een kandidaat nodig?

Het doel van feedback is kandidaten te helpen om beter te worden in hun volgende baan, of dat nu bij jou is, of bij een ander. Feedback moet dingen uitlichten waar ze mee verder kunnen en je moet ze duidelijke, eerlijke antwoorden geven over wat ze kunnen verbeteren. Die duidelijkheid is heel belangrijk. Als het te vaag blijft, kan de kandidaat er niks mee. “Er was gewoon geen klik,” geeft bijvoorbeeld totaal geen nuttige informatie die de kandidaat kan gebruiken om iets te verbeteren.

Hoe goede feedback klinkt

Feedback na een sollicitatiegesprek zou over het algemeen een lijn moeten volgen als deze:

Bedankt -> sterke punten -> verbeterpunten -> advies / volgende stappen

Bedankt

Vergeet nooit om kandidaten te bedanken voor de tijd die ze aan het interview gespendeerd hebben. Mensen hebben energie gestoken in hun voorbereiding en hun agenda omgegooid om met je af te spreken en je moet laten zien dat je dat waardeert.

Sterke punten

Vertel iemand wat hij goed heeft gedaan in het gesprek en wat zijn sterke punten lijken te zijn. Je complimenten moeten wel oprecht zijn en niet geforceerd. Geef specifieke voorbeelden om de kandidaat aan te moedigen bepaalde krachten verder te ontwikkelen.

Verbeterpunten

Misschien voelt dit soms ongemakkelijk, maar het is essentieel. Je moet in je feedback eigenlijk nooit de punten overslaan die iemand kan verbeteren. Geef specifieke voorbeelden van zaken die volgens jou ontbraken in hun ervaring en/of antwoorden. Het is niet de bedoeling dat dit harde kritiek is. In plaats daarvan moet het nuttige informatie zijn die ze kan helpen om het de volgende keer beter te doen.

Advies / volgende stappen

Sluit af met advies over hoe ze je feedback kunnen toepassen om een betere kandidaat te worden en vertel ze de vervolgstappen. Dat kan een volgend interview zijn, of een sollicitatiegesprek bij een andere organisatie, waarvoor ze je feedback kunnen gebruiken.

Dit is een eenvoudig voorbeeld van hoe zo’n gesprek zou kunnen gaan:

“Allereerst wil ik je bedanken dat je hierheen bent gekomen voor een gesprek en voor de tijd die je in de voorbereiding hebt gestoken. We waarderen dat zeer van onze sollicitanten. Tijdens het gesprek waren we onder de indruk van jouw strategie in de klanten-case die we voorlegden – en je deed dat helemaal onvoorbereid! De meeste mensen zeggen alleen maar dat ze het zullen oplossen, maar jij liet zien dat je in staat bent om uit te zoomen en het grotere geheel bekijkt. Dat was heel tof om te zien.

Een van de dingen die we in het gesprek misten, waren concrete voorbeelden van conflictoplossingen. In deze functie krijg je te maken met boze klanten en gestresste collega’s en we kregen niet het gevoel dat je al veel ervaring hebt op dit gebied. We denken dat je in de toekomst een veel sterkere kandidaat bent als je aan deze vaardigheid werkt.

We vonden je echt leuk en zagen dat je op een aantal punten een geweldige aanvulling op het team zou kunnen zijn, maar we denken niet dat je veel plezier in de functie zal hebben, zolang je vaardigheden op het gebied van conflictbeheersing nog niet verder ontwikkeld zijn. Ik zou je aanraden om eens te praten met het team van de klantenservice in je huidige functie, vraag ze om advies en kijk of je misschien een paar uur per week met ze kunt werken om die vaardigheden te ontwikkelen.”

In dit geval heb je de kandidaat afgewezen, wat niet leuk is, maar je hebt ook de informatie gegeven die hij nodig heeft om beter te worden in zijn werk. Dit soort feedback helpt kandidaten op de langere termijn en geeft een betere kandidaat-experience, wat uiteindelijk een positief effect heeft op je employer brand.

Heb je een tool nodig om informatie over kandidaten bij te houden en nuttige aantekeningen te maken tijdens het recruitmentproces? Probeer Hello Talent eens!