Of het nu gaat om bottom-up, top-down of transversaal, communicatie binnen een bedrijf is essentieel voor de levensvatbaarheid van het bedrijf. We hebben het niet over communicatiestrategie maar over onderlinge gesprekken. We weten dat dit een moeilijk onderwerp is…

Bij communicatie tussen mensen zijn er vaak 3 obstakels:

  • Oordelen: Mensen vinden het soms moeilijk om objectief te blijven, om zichzelf te verplaatsen in de persoon met wie ze praten en elkaar niet te veroordelen.
  • Suggestief luisteren: We worden allemaal beïnvloed door onze eigen ideeën, verplichten en beweegredenen. Daarom horen we soms alleen wat we willen horen.
  • Begrip: Soms is het probleem dat we niet dezelfde definitie hebben voor een bepaald woord en dus iets anders bedoelen.

Daarom willen we wat tips delen om de communicatie tussen de mensen in het bedrijf te verbeteren. Manieren om een werkomgeving te creëren die het welzijn en de productiviteit verhogen.

Berichten: waarom en hoe?

E-mail wordt gebruikt voor de volgende drie doeleinden:

  • Meerdere mensen informeren: Als er meerdere mensen tegelijkertijd geïnformeerd moeten worden, is e-mail natuurlijk een van de beste manier om dit te doen. Maar stel jezelf voordat je de e-mail verstuurt de volgende vraag: is deze e-mail relevant voor alle geadresseerden? Voeg geen mensen toe ‘voor het geval dat’.
  • Documenten verzenden: Documenten kunnen eenvoudig verzonden en gevolgd worden met e-mail, als bijlage of als downloadlink in de e-mail. Let er echter wel op dat je een duidelijke verwijzing naar de bijlage zet in de onderwerpsregel. Anders is het net zo moeilijk om de documenten terug te vinden als in een stapel papier.
  • Vergaderingen plannen: Soms is één e-mail niet genoeg om meerdere mensen tegelijkertijd te informeren. Dan moet iedereen rond de tafel. Via e-mail kunnen deze vergaderingen eenvoudig gepland worden, kan de agenda gedeeld worden en kunnen deelnemers op de hoogte worden gebracht van updates. Overdrijf echter niet en overlaad de deelnemers niet met e-mails. Zo bestaat het risico dat ze het overzicht kwijtraken.

Je e-mail schrijven

Vergeet niet dat een e-mail ‘koud’ is en geen intonatie heeft; de intentie van de zender wordt mogelijk niet goed overgebracht. Hieronder volgen een aantal tips om misverstanden en verkeerde interpretatie van een e-mail te voorkomen:

  • Kies een duidelijk onderwerp voor de e-mail: Met het onderwerp kun je de ontvangers informeren over de inhoud van het bericht nog voordat ze hem openen. Verstuur dus nooit een e-mail met een lege onderwerp regel maar geef een kort en duidelijk onderwerp op.
  • Kijk goed naar de structuur: Beperk je tot belangrijke informatie als je wil dat mensen je e-mail van begin tot eind lezen. Laat wat ruimte tussen paragrafen, gebruik een vetgedrukt lettertype voor belangrijke zaken of onderstreep deze.

Maak slim gebruik van interpunctie. Gebruik het beletselteken niet te vaak; als dit verkeerd wordt gebruikt, kan de betekenis ervan veranderen. Het hoofddoel van het beletselteken is een onderbreking in de tekst, een plotselinge pauze in een dialoog of een persoonlijke gedachte markeren.

Tot slot, SCHRIJF NIET IN HOOFDLETTERS. Je denkt misschien dat bepaalde elementen van je e-mail hierdoor beter zichtbaar zijn, maar het kan door sommigen gezien worden als SCHREEUWEN.

  • Overdrijf het aantal geadresseerden niet: Het To- of Aan-veld is bedoeld voor de belangrijkste geadresseerden, met het CC-veld kun je mensen toevoegen die wel geïnformeerd moeten worden maar niet perse hoeven te antwoorden. Maar voeg niet het hele bedrijf toe. Voeg geen nieuwe geadresseerden toe als je een antwoord verstuurt. Het effect hiervan kan averechts zijn voor de belangrijkste lezer omdat deze zich in de kijker voelt staan.
  • Geef geadresseerden tijd om te reageren: Als je meteen antwoord verwacht op je e-mail dan heb je de verkeerde communicatiemethoden gekozen. Met e-mail hebben ontvangers de tijd om door te gaan met het werk, hun afspraken,urgente zaken en het behandelen van je e-mail. Als je al een tijdje geleden een e-mail hebt verstuurd maar nog geen antwoord hebt ontvangen, dan is het geen probleem om een vriendelijke herinnering te sturen.

En wat als we een persoonlijk gesprek hebben?

Een e-mail sturen is eenvoudig en daarom wordt het zo vaak gebruikt. Maar in de communicatiepiramide staat e-mail vrij laag: een e-mail zorgt niet voor veel interactie. Het is dus vaak toch nodig om de mensen die je een e-mail hebt gestuurd te spreken.

Aarzel dus niet om:

  • Even naar het bureau van je collega te lopen om een vraag te stellen
  • Te bellen als je meteen antwoord nodig hebt
  • Naar de koffieautomaat te lopen om een praatje te maken.

Zoals wel wordt gezegd: ‘Communiceren is net als een orkest’, dus kies je instrument en ga aan de slag.

Ebook
internal-mobility

Interne mobiliteit stimuleren: de do’s & don’ts

Downloaden