La gestion de projet peut être un défi et ce, de plusieurs façons,  dans un environnement de bureau traditionnel. La tâche devient bien plus compliquée et stressante lorsque vous gérez une équipe à distance.

Parfois, les équipes virtuelles ont des membres dans des fuseaux horaires différents, ce qui augmente les défis auxquels vous et les membres de votre équipe pouvez être confrontés lorsque vous travaillez à la réalisation d’un projet. Les défis typiques de la gestion de projet liés à la collaboration, à la communication et au travail d’équipe sont en général amplifiés lorsqu’il y a une distance physique entre les membres de l’équipe.

En combinant une excellente gestion, une équipe compétente et dévouée et l’utilisation de la technologie et des solutions logicielles, votre équipe à distance sera en mesure de relever tous les défis.

Voici comment vous pouvez y parvenir :

1. Investir dans d’excellentes solutions de communication

La communication est essentielle à la réalisation des projets dans les délais impartis, et elle peut s’avérer difficile avec des équipes virtuelles.

Gardez à l’esprit que la communication ne se limite pas à maintenir le groupe sur la même longueur d’onde. Elle relie également votre équipe pour qu’elle se sente incluse et importante. Vous avez besoin que tous les membres de votre équipe soient au courant afin qu’ils soient motivés à continuer à travailler dur pour l’équipe et qu’ils soient efficaces dans leurs fonctions.

Il existe diverses formes de méthodes de communication formelles et informelles qui peuvent réunir votre équipe de différentes façons.

Par exemple, Skype peut être utilisé pour mettre en relation les membres d’une équipe avec une interaction en face à face. La technologie VoIP peut être utilisée pour les communications en direct.

Il existe également divers programmes de chat, tels que Slack, qui permettent à l’ensemble du groupe de rester connecté en temps réel.

2. Utiliser des outils pour suivre l’efficacité

Une exigence importante pour un gestionnaire de projet est de faire le suivi du temps de travail des employés ainsi que de leurs efforts et résultats. C’est une partie très délicate de la gestion d’une équipe distante car elle peut aussi être stressante pour les membres de votre équipe.

Considérez que les membres de votre équipe peuvent facilement se sentir microgérés ou que leur temps, leur énergie et leur concentration peuvent être inutilement détournés lorsqu’ils tentent de vous fournir des informations relatives à leurs heures de travail et aux tâches accomplies.

Les outils technologiques peuvent améliorer vos efforts de suivi et faciliter une plus grande productivité avec moins de stress pour vos employés. Il existe plusieurs programmes que vous pouvez rechercher de plus près, et certains offrent même un essai gratuit. Les principales options sont Hubstaff, actiTIME, Forecast et Timecamp.

  1. Utiliser les suites Collaboration

Bien que chaque membre d’une équipe virtuelle puisse se voir attribuer des tâches différentes à accomplir, ils devront également travailler ensemble sur certains éléments et certains projets. La collaboration est l’aspect le plus difficile de la gestion d’une équipe à distance parce que la distance physique fait souvent obstacle à une collaboration efficace. Partager les fichiers, éviter que les choses soient faites en double, qu’il y ait redondance sont les principaux objectifs dans le domaine de la collaboration.

Google Drive offre d’excellentes fonctionnalités de collaboration : votre équipe peut partager et modifier des fichiers, travailler ensemble sur le même fichier et affecter des membres de l’équipe à des fichiers spécifiques. Office 365 est une autre option à considérer ici puisque les applications sont bien connues de tous. Maintenant que Word, Excel et toutes les autres applications sont également disponibles en ligne, celles-ci permettent d’améliorer la productivité car sont accessibles à tout moment, même lorsque les membres de l’équipe utilisent un appareil sur lequel ils ne sont pas nécessairement installés. Il existe également des applications mobiles natives disponibles sur les téléphones et les tablettes, ce qui rend le travail sur le terrain beaucoup plus efficace.

  1. Avoir des politiques et des procédures claires

Les managers et les employés peuvent devenir frustrés et mécontents lorsqu’ils ne sont pas sur la même longueur d’onde quant aux attentes et aux exigences. Une façon astucieuse de relever ce défi potentiel, qui se produit souvent avec des équipes virtuelles, est de créer un ensemble de politiques et de procédures. Les employés devraient recevoir ces lignes directrices sous la forme d’un document facilement accessible auquel ils peuvent se référer s’ils ne sont pas certains de la marche à suivre.

Lorsque vous préparez un manuel écrit ou que vous mettez à jour un manuel existant, concentrez-vous sur les détails liés aux attentes concernant les heures de travail et la disponibilité. Si vous exigez des employés qu’ils utilisent un logiciel de suivi, les exigences à cet égard devraient également être précisées. Les procédures relatives à la documentation de l’absence des employés virtuels de leur bureau devraient également être clairement détaillées.

  1. Favoriser un équilibre travail-vie personnelle sain

Les travailleurs à distance peuvent avoir une plus grande souplesse pour équilibrer travail et vie personnelle. Après tout, ils ne gaspilleront pas leur temps dans les transports. Ils ont également la capacité de gérer des tâches domestiques pendant leurs pauses de travail. Cependant, les travailleurs à distance ont souvent du mal à se déconnecter du travail à la fin de la journée. De ce fait, les employés peuvent avoir l’impression de toujours travailler, ce qui peut entraîner une baisse de productivité, une augmentation du stress lié au travail et même de l’épuisement professionnel.

En tant que manager d’une équipe à distance, vous devez surveiller attentivement les heures de travail. Portez attention aux membres de l’équipe qui sont à même de travailler beaucoup plus d’heures que prévu ou nécessaire sur une base régulière. Promouvez un bon équilibre entre le travail et la vie personnelle en les encourageant à s’arrêter lorsqu’ils ont terminé leurs tâches de la journée. S’ils ont des tâches en cours, dites-leur qu’ils peuvent les laisser pour le lendemain. Prenez soin de vos employés : assurez-vous toujours que personne n’a une trop lourde charge de travail et faites-leur savoir qu’ils doivent le dire si c’est le cas.

Bien que la gestion de projet puisse être stressante et stimulante à bien des égards, elle peut aussi être frustrante et chaotique pour les membres de votre équipe. Identifier les défis communs qui peuvent avoir un impact sur vous et les membres de votre équipe est un premier pas important vers une gestion plus efficace de l’équipe. Une fois les défis identifiés, vous pouvez explorer les efforts technologiques et de gestion qui peuvent améliorer vos efforts de gestion de projet et aider votre équipe à être plus productive et à réussir dans ses postes.

 

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